Introduction
L'efficacité des systèmes d'approvisionnement en médicaments est intégralement liée à la solidité des systèmes de soins de santé. Des ressources humaines appropriées, un financement durable, des systèmes d'information complets, et la coordination entre partenaires et établissements de santé sont des éléments essentiels pour assurer une disponibilité et une accessibilité ininterrompues en médicaments essentiels. Dans de nombreux pays, en particulier en Afrique subsaharienne, les stratégies d'approvisionnement à long terme font défaut.
L'OMS a conçu des outils pour évaluer les systèmes de gestion de l'approvisionnement en médicaments dans les pays, l'objectif étant de recenser les forces du système dont il convient de tirer parti et les faiblesses auxquelles il faut remédier pour l'améliorer. L'OMS fournit des orientations et préconise des systèmes d'approvisionnement en médicaments sûrs et efficaces afin d'améliorer la disponibilité et l'accès aux médicaments essentiels.
Le cycle de gestion des médicaments illustre les principales étapes d'une gestion efficace de l'approvisionnement en médicaments: sélection, quantification et prévision, achat, stockage et distribution. Il est possible d'améliorer l'accès aux médicaments pourvu que les éléments suivants soient présents: une sélection rationnelle, des prix abordables, des systèmes de santé et d'approvisionnement fiables, et un financement durable.
Un système d'approvisionnement fiable:
intégre la gestion de l'approvisionnement dans le développement du système de santé;
met sur pied une combinaison efficace de partenariats public-privé;
veille au maintien de la qualité des médicaments dans les circuits de distribution; et
réussit à améliorer l'accès aux médicaments essentiels.
Sélection des médicaments essentiels
La liste des médicaments essentiels guide les pays dans l'achat de médicaments et sert de base pour décider dans quels médicaments investir. De nombreux pays disposent d'une liste des médicaments essentiels à partir de laquelle la liste d'achat est établie.
Une sélection plus avancée est faite par l'organe ou l'équipe chargés des achats afin d'établir une liste des médicaments qui doivent figurer dans le catalogue de prix du magasin central afin de limiter les médicaments en stock et de déterminer quels médicaments doivent être toujours disponibles dans les établissements de santé publique.
La sélection en vue des achats est importante pour rationaliser les maigres ressources disponibles pour les produits vitaux qui doivent toujours être disponibles à tous les niveaux des services de soins. Lors d'une étude menée en Tanzanie en 2007, il est apparu que seuls environ 50% des établissements interrogés achetaient les médicaments figurant sur la liste des médicaments essentiels.
L'achat de médicaments ne figurant pas sur la liste s'expliquait essentiellement par le fait que celle-ci ne répondait pas aux besoins locaux et que les produits figurant sur la liste n'étaient pas toujours disponibles. Il est par conséquent important de faire appel à un cercle aussi large que possible de professionnels lors de la sélection d'une liste de produits à acheter par l'intermédiaire du comité des produits pharmaceutiques et thérapeutiques, de sorte que la liste soit utilisée et qu'il n'y ait pas de gâchis de médicaments.
Les administrateurs de programmes verticaux axés sur des maladies particulières choisissent aussi une liste de produits à acheter. Cela se fait généralement en collaboration avec les partenaires qui apportent le financement pour ces programmes spécifiques à certaines maladies. Les administrateurs de programme établissent et actualisent les listes de produits à acheter pour leurs divers programmes.
Estimation et prévision de la demande en médicaments
Les données de consommation sont un facteur important pour déterminer les besoins en matière de quantification. Certains agents chargés des achats utilisent les données relatives à la distribution, mais cette méthode peut s'avérer peu précise étant donné que les médicaments distribués à partir des centrales d'achat de médicaments vers les établissements de santé ne sont pas tous utilisés.
D'autres facteurs tels que les variations saisonnières sont pris en compte lorsque les schémas de morbidité varient au long de l'année. Les données relatives à la morbidité sont souvent utilisées pour la prévision lorsqu'un nouveau bureau d'achat est mis en place. Lors d'une étude menée en Tanzanie, seules 51% des personnes interrogées ont indiqué que les prévisions tenaient compte des fonds disponibles.
De nombreux paramètres doivent être pris en considération pour éviter que la tenue des stocks ou leur épuisement soient liés à des problèmes de liquidités. Lors de l'achat de médicaments pour une centrale d'achat en vue de leur distribution dans les centres de santé, il convient de tenir compte des éléments suivants:
le financement disponible;
les stocks disponibles à tous les niveaux du système de distribution;
les commandes en attente de livraison;
les pertes attendues du fait de la péremption des médicaments ou d'éventuels dommages;
les dons de médicaments;
les stocks souhaités à la fin de chaque période de planification (stock de sécurité et stock d'exploitation à tous les niveaux).
Les prévisions doivent être la base du plan d'achat d'un pays. Il est important de coordonner toutes les données en matière de prévision pour réduire les achats excédentaires ou insuffisants
Aujourd'hui, dans de nombreux pays africains, le problème tient au fait que chaque programme spécifique à une maladie établit des prévisions de besoins en médicaments pour cette maladie particulière, tandis que le ministère de la santé ou la centrale d'achat établit ses prévisions pour d'autres médicaments essentiels. Cela se traduit souvent par une fragmentation et un affaiblissement du système d'achat de médicaments.
Achat de médicaments
L'achat de médicaments suppose de quantifier les besoins en médicaments, de sélectionner les méthodes d'achat appropriées, et de présélectionner les fournisseurs et les produits. Il s'agit aussi de gérer les appels d'offres, d'établir les termes des contrats, de veiller à la qualité des médicaments, d'obtenir les meilleurs prix et de s'assurer du respect des termes du contrat. Les méthodes d'achat doivent être renforcées pour garantir que les achats sont liés aux listes nationales de médicaments et aux schémas de prescription.
Le nombre toujours croissant d'acteurs participant à l'achat et à la distribution des médicaments au niveau national a conduit à une absence de coordination des systèmes d'approvisionnement en médicaments, en particulier pour les maladies prioritaires, qui aboutit souvent à des doubles emplois, des inefficacités et une charge de travail accrue au niveau des établissements.
L'évaluation des systèmes nationaux d'achat et de distribution est menée à bien en rassemblant, auprès de l'ensemble des partenaires participant au processus, les données sur: le type de produits soutenus, l'investissement financier consenti pour le produit, l'agent chargé des achats auquel le donateur a eu recours, et les circuits de stockage et de distribution ultérieurs.
Depuis 2007, l'OMS a aidé 16 pays à évaluer et cartographier leurs systèmes d'approvisionnement en médicaments. Les conclusions qui en ont été tirées sont actuellement diffusées et contribuent à l'élaboration de stratégies propres aux pays visant à renforcer la capacité de gestion de l'approvisionnement en médicaments et à promouvoir une meilleure coordination entre les organismes d'achat.
Stockage des médicaments essentiels
Le stockage consiste à conserver les médicaments en bon état tout au long du cycle d'approvisionnement pharmaceutique. Il convient de suivre chaque point de la chaîne de distribution des médicaments pour contrôler que les conditions physiques et les procédures de stockage sont appropriées.
La tenue d'un stock nécessite de bonnes capacités et conditions de stockage afin de maintenir la durée de vie des médicaments. Dans de nombreux pays en développement, le lieu de stockage classique est le magasin central des médicaments, qui peut se subdiviser en magasins régionaux et magasins de district.
Les études menées dans 16 pays d'Afrique ont permis de constater que les achats faits par de nombreux partenaires se retrouvent dans le principal établissement de stockage du pays, parfois sans que les dispositions appropriées aient été prises pour la tenue des stocks. Les coûts de stockage sont souvent négligés lors de la réalisation des achats.
Il est nécessaire de disposer, en nombre suffisant, d'outils et de ressources humaines dotées d'un éventail de compétences adapté, pour s'assurer que le stockage des médicaments est conforme aux normes convenues.
Dans ces pays, de nombreux magasiniers ne connaissent pas la capacité exacte de leur espace de stockage. Cela peut poser problème lors des achats étant donné que les quantités prévues doivent pouvoir tenir dans l'espace de stockage; ou une livraison échelonnée doit être planifiée si la capacité est inadaptée. L'entrepôt de stockage doit disposer d'espaces distincts pour les étapes ou produits suivants: livraison/réception des produits, stockage principal, produits périmés, produits inflammables, substances sous contrôle, produits nécessitant le respect de la chaîne du froid, etc. Le matériel de stockage est souvent inadapté et parfois les médicaments sont placés directement sur le sol plutôt que sur des palettes.
Dans certains cas, le personnel des établissements de santé est submergé par le nombre des outils de gestion des stocks différents qu'il doit compléter quotidiennement pour divers partenaires qui ont financé l'achat de médicaments. Il est nécessaire de rationaliser et d'harmoniser les outils de gestion des stocks pour chaque pays afin de réduire la charge de travail qui pèse sur les maigres ressources humaines des établissements périphériques.
Distribution des médicaments
Un système de distribution bien géré met l'accent sur les mesures qui garantissent l'intégrité du produit et sa qualité tout au long de la chaîne de distribution des médicaments.
L'OMS axe ses travaux sur le soutien aux pays afin qu'ils puissent maintenir un approvisionnement constant en médicaments, conserver les médicaments dans de bonnes conditions tout au long du processus, minimiser les pertes de médicaments dues au gaspillage ou à la péremption, maintenir des registres d'inventaires exacts, rationaliser les points de stockage des médicaments, utiliser les moyens de transport disponibles de manière efficace, et réduire le vol et la fraude.
Comme il a été mentionné dans le cadre de l'étape relative aux achats, les systèmes d'achat et de distribution au niveau national font l'objet d'évaluations.
Systèmes de distribution
La distribution à partir du point central de stockage vers un niveau de stockage inférieur ou un établissement de santé suit une stratégie qui consiste soit à mettre automatiquement le produit dans le circuit (« push » system), soit à répondre à une demande pour le produit (« pull » system), ou qui est une combinaison des deux systèmes. Le choix de l'un ou de l'autre dépend des besoins du pays.
Dans le système reposant sur la demande, les demandes de médicaments sont envoyées à partir du niveau inférieur. Des ressources humaines appropriées sont requises pour calculer les besoins en médicaments correspondant à une période définie de distribution.
Dans certains pays, l'entrepôt central distribue les produits à tous les établissements de santé de niveau inférieur au moyen de son propre système de transport. Dans d'autres pays, la responsabilité du transport des produits à partir de l'entrepôt central vers les établissements incombe à chaque établissement de santé.
Le système qui consiste à mettre automatiquement les produits dans le circuit est utilisé essentiellement dans les situations d'urgence lorsqu'il n'y a pas d'espace de stockage approprié ou de personnel suffisant pour gérer tout un éventail de produits. Dans ce cas, une liste limitée de produits est transmise du niveau de stockage le plus élevé vers les établissements de santé selon un calendrier précis. Ce système est aussi utilisé lors du démarrage d'un nouveau programme pharmaceutique lorsqu'il n'y a pas de données préalables sur la consommation.
Dans certains pays où des magasins régionaux ou des magasins de district dépendent du magasin central, une approche combinée est utilisée. Dans ce cas, le système de réapprovisionnement automatique peut être utilisé pour approvisionner ces magasins auxiliaires, tandis que le système reposant sur la demande est utilisé pour distribuer les stocks aux établissements de santé.
